Over US Media

US Media is een softwareontwikkelingsbureau in Amsterdam. Zij bouwen voornamelijk op maat gemaakte platforms voor onder andere NGO's. Ze zijn experts in het bedenken van oplossingen voor unieke problemen waar NGO's vaak mee te maken hebben, zoals het integreren van campagne- en fondsenwervingsformulieren met CRM-systemen. Ze werden echter geconfronteerd met uitdagingen die hun volledige potentieel in de weg stonden.

Uitdaging 1: Gemiste kansen en afhankelijkheid van de directeur

Door het snelle tempo van hun activiteiten, vielen veel kansen tussen wal en schip. Oude leads werden niet fatsoenlijk opgevolgd en het verkoopsysteem was te afhankelijk van dede directeur Casper. Zijn kennis en aanwezigheid werd onmisbaar omdat US Media hier te afhankelijk van geworden was. Dit was niet duurzaam, en Casper wilde het proces vastleggen, zodat het bedrijf op zich zelf kon staan zonder belemmerd te worden door zijn drukke agenda.

Hoe wij dit hebben opgelost: 

We implementeerden een gestroomlijnd proces, met standaard operationele procedures (SOP's). Door een brain download te doen met Casper werden alle processes duidelijk vastgelegd, waardoor de grote afhankelijkheid van Casper sterk verminderde en zorgden voor een vlottere werking. Hierdoor ontstond een gestructureerd systeem, waardoor Casper meer waardevolle tijd terug kreeg en US Media meer kansen kon benutten.

Uitdaging 2: Oude contacten nieuw leven inblazen en automatische follow-ups instellen

US Media had een effectieve strategie nodig om relaties met oude leads, die niet werden opgevolgd, nieuw leven in te blazen. Een oude leads basis is namelijk een goudmijn, als je weet hoe je hier mee om moet gaan.

Wat wij gedaan hebben: 

We hebben een integratie tussen Pipedrive en Autopilot gemaakt. Dit zijn twee krachtige tools die het follow-up proces hebben geautomatiseerd. Er werd een automatiseringsstroom opgezet om e-mails te sturen naar contacten die al meer dan zes maanden niet waren gecontact. Daarnaast kregen deze contacten ook een fysiek, handgeschreven kaartje toegestuurd via een geautomatiseerde flow, wat een persoonlijk tintje gaf aan deze outreach. Dit moedigde de contacten aan om weer contact op te nemen: en dit hebben ze ook gedaan.

Uitdaging 3: Stroomlijnen van de nieuwsbriefdistributie

US Media wilde ervoor zorgen dat hun nieuwsbrief alle nieuwe contacten in Pipedrive snel bereikte, zodat de leads betrokken en geïnformeerd bleven. Dit handmatig beheren bleek echter een tijdrovende taak te zijn waar gemakkelijk fouten gemaakt kunnen worden.

Hoe wij deze uitdaging aan zijn gegaan: 

We hebben een slimme nieuwsbrief opgezet in Autopilot. Met deze automatisering werden nieuwe contacten in Pipedrive automatisch toegevoegd aan de lijst met ontvangers van de nieuwsbrief, zodat alle nieuwe leads onmiddellijk en herhaaldelijk betrokken werden.

Resultaten: Een doorslaand succes

De door ons geïmplementeerde oplossingen zorgden voor aanzienlijke verbeteringen voor US Media. Contacten waren blij verrast met de handgeschreven kaartjes, wat leidde tot nieuwe afspraken en leads. Het geautomatiseerde follow-up proces bracht de relaties met oude contacten weer op gang en hield US Media als eerste in gedachten. Met het geautomatiseerde nieuwsbriefsysteem werden nieuwe contacten direct betrokken, waardoor ze verbonden bleven met het aanbod en de updates van US Media.

Deze oplossingen gaf Casper niet alleen de rust om zich te concentreren op strategische taken, maar maakte ook de weg vrij voor de groei van US Media.