Over Skate Days

Skate Days verzorgt skateboardworkshops van schoolplein tot skatepark. Zij geven clinics voor onder andere scholen, BSO's en tijdens evenementen op locatie door heel Nederland. Met een groot klantenbestand bestaande uit onderwijsinstellingen op primair en secundair niveau, richten zij zich voornamelijk op het toevoegen van skaten binnen het schoolcurriculum/de gymlessen.

Uitdaging 1: Efficiënt gegevensbeheer

Skate Days vertrouwde al een lange tijd op Pipedrive als hun CRM. In de loop der jaren hadden ze een grote database van organisaties opgebouwd, waardoor er behoefte ontstond aan een meer gestructureerde aanpak van het gegevensbeheer. De belangrijkste uitdaging was het uploaden van lijsten met locaties in Pipedrive zonder dubbele vermeldingen te creëren - een taak die te vervelend en langzaam is om handmatig uit te moeten voeren.

Onze oplossing: 

- Replicable exporteerde de bestaande gegevens uit Pipedrive en uploadde deze naar Google Sheets

- Er werd een tweede tabblad aangemaakt in Google Sheets waar de locatielijst werd toegevoegd.

- Gegevens van beide tabbladen werden gecombineerd met behulp van verschillende formules, waarbij matches werden gemaakt op basis van verschillende vooraf geselecteerde eigenschappen.

- De laatste 50 rijen werden handmatig verwerkt om ervoor te zorgen dat er geen duplicaten ontstonden en als laatste check

- De geoptimaliseerde lijst werd vervolgens weer geüpload naar Pipedrive

Uitdaging 2: Nauwkeurige afstandsberekening

Skate Days moest de afstand berekenen van hun locatie tot scholen of andere onderwijsinstellingen zoals buitenschoolse opvang (BSO's) voor kinderen, omdat deze gegevens belangrijk waren voor het maken van de facturen. Dit bleek  makkelijker gezegd dan gedaan, omdat ook deze taak steeds handmatig moest worden uitgevoerd.

Dit is wat we gedaan hebben:

- Wij hebben formules gemaakt in Google Sheets om afstanden eenvoudig te berekenen.

- Het proces werd gestroomlijnd door slimme trucs en toolintegraties

- Tools werden onderling gekoppeld met behulp van Zapier voor een soepelere gegevensstroom.

Resultaten: Meer efficiëntie en precisie

Na onze aanpassingen en implementaties beleefd Skate Days een aanzienlijke verbetering in databeheer en operationele efficiëntie. Organisaties in de database zijn meer gedetailleerd met verschillende criteria. Hierdoor is een betere onderverdeling omdat er "groepen" gemaakt kunnen worden die uit meerdere organisaties bestaan. De outbound benadering is hierdoor makkelijker en efficiënter geworden.

De nauwkeurige afstandsberekening maakt het mogelijk om correcte facturen te maken. Door ook dit proces te stroomlijnen heeft Skate Days meer tijd vrij, waardoor ze zich meer focussen op belangrijkere zaken. Deze gestructureerde aanpak van gegevensbeheer en afstandsberekeningen is een omslag geweest voor Skate Days en heeft hen geholpen hun bereik binnen de onderwijssector aanzienlijk uit te breiden.